知ってるようで知らなかった!Eメール返信の鉄板ルール6選

毎日の業務に欠かせないEメールは、単なる連絡手段ではなくコミュニケーションツールとしても非常に重要なもの。正しいルールを知らないままメールに返信すると、マナー違反となってしまう可能性もある。そこでメールでのコミュニケーションをより良くするための、返信時に守りたい鉄板ルールを紹介する。お客さんからもらったEメールに「どう返信すればいいのか?」と悩んでいる担当者は必見だ。

1. 「全員に返信」の使い方に注意する

メールの返信機能には、「返信」と「全員に返信」がある。「全員に返信」でメールに返信すると、CCやBCCでメールが送られた相手にもメールが届くが、これは、使いすぎると迷惑になってしまう場合もある。返信の内容が送信者だけに伝われば良い場合には、「返信」、返信メールの内容も関係者と共有したい時には「全員に返信」と使い分ける配慮が必要だ。

2. 内容は簡潔にまとめる

メールの返信は、できるだけ簡潔に分かりやすくまとめよう。必要事項を箇条書きにしたり、下記で紹介する部分引用を使ったりすると、内容を把握しやすくなる。また、適度な長さで改行することや、話題が変わる時には段落を変えるなど、見た目を整えて読みやすくする工夫も欠かせない。

3. 「Re:」は消さない

返信メールのタイトルには、元のメールタイトルに「Re:」が付いたものが表示されるが、このタイトルを変えてしまうと、どのメールに対する返信なのかがわからなくなり、混乱をまねく可能性がある。よりわかりやすいタイトルにしたい場合は、「6日水曜で承知しました/Re:打ち合わせスケジュールの件」のように、スラッシュで区切ってタイトルを追加するのも1つの方法だろう。

4. 部分引用を効果的に使う

相手のメールの質問部分をコピーして、「>」の引用記号を付けたものが部分引用だ。1通のメールに複数の質問が入っている場合は、部分引用を活用することで内容が整理されてわかりやすくなる。この場合、相手のメールをコピーした部分には必ず引用記号を付けることが鉄則だ。

5. 「承知」と「了解」の違いを知る

メールの返信で間違えやすいのが、「承知しました」と「了解しました」の違いだ。ビジネスマナーでは、「了解」を目上の人に使ってはいけないとされているので、お客様や上司などのメールに返信する場合には「承知しました」という表現を使うのが正解だ。また、「かしこまりました」も丁寧な印象になる。

6. 緊急の用件では電話をすることも必要

メールで連絡を受けたからといって、必ずしもメールで返さなければならない訳ではない。緊急の用件の場合には、相手に直接電話で連絡することも必要だろう。また、メールだけでは伝えるのが難しい複雑な内容の用件も、電話で連絡を取ったほうが話の行き違いがなく安心だ。

ビジネスシーンでは、毎日たくさんのメールをやりとりする。スムーズな連絡のためには、ルールを守った読みやすいメールを書くスキルが非常に重要となる。以上のルールを意識して、より良いコミュニケーションを目指そう。

 


参考:

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